A la hora de tomar la decisión de trabajar por procesos, suele pesar más los inconvenientes que los beneficios. La creación y mantenimiento de la documentación, el cambio de modelo de trabajo y salir del “siempre se hizo así”, suelen ser los motivos más esgrimidos para resistirse al nuevo sistema.
Sin embargo, los beneficios son tan tangibles que la mayoría de las empresas grandes y un gran volumen de PYMES ya han desplegado distintas metodologías. Recopilar las ventajas no es simplemente interesante desde un plano teórico, además, es importante porque, si trabajas por procesos y no las consigues, tienes que realizar las acciones necesarias para sacar el máximo provecho del modelo.
Basándonos en aquello que debe componer un proceso es relativamente fácil ver los beneficios:
- Heredabilidad: El hecho de tener documentado los procesos con un nivel de detalle óptimo te limita el riesgo de concentrar el conocimiento en personas para las tareas fundamentales que pueda poner el riesgo los objetivos o incluso la continuidad a corto plazo de la organización.
- Asegurar la estrategia. Una vez fijados las distintas estrategias, es relativamente fácil desglosarlos en planes de acción por proceso que permitan asegurar su cumplimiento
- Declinado de objetivos. Igual que los planes de acción, permite definir objetivos grupales e individuales y ayuda a estimar los posibles cuello de botella.
- Fomenta la organización más horizontal. La definición de las relaciones entre funciones rompe la gestión vertical en las organizaciones mejorando la relación entre equipos y creando objetivos cruzados.
- Aumenta la eficiencia. La propia creación o necesaria actualización periódica de los procesos implica poner foco en las tareas y funciones que se realizan y no solo en el resultado. Este simple ejercicio puede llevar aparejado una optimización o simplificación de tareas reduciendo costes operativos
- Flexibilidad. Ante cambios rápidos o bruscos, dentro de un mapa de proceso bien definido, es evidente todas las actividades a impactar para adaptarse al nuevo escenario midiendo el impacto en la actividad.
- Responsabilidad. Definir un “dueño” a nivel de proceso tiene beneficios directos tanto en la asignación de responsabilidad en la toma de decisiones como en, dentro de organizaciones grandes, entender quién debe accionar cada palanca.
- Mejora continua. Fijar objetivos claro a cada actividad, permite realizar un seguimiento y mejora de los indicadores, asegurando la “mejora continua” necesaria en entornos competitivos.
La gestión por procesos, independiente de la metodología usada, se ha demostrado como un básico para alcanzar y mantener ventajas competitivas. Todas las empresas de éxito mantienen este modelo de gestión y se ha comprobado ser el modelo más eficiente.
