La mejora de la competitividad de las empresa y como consecuencia de su rentabilidad se puede llegar por muchos caminos. Algunos son altamente complejos basados en la investigación o innovación. Sin embargo, fuera de este escenario, la denominada mejora continua puede generar pequeñas ganancias que consolidadas en el tiempo puede marcar la diferencia en escenarios de alta competencia. Y para realizarla, existen bastantes métodos que pueden ser aplicados sin mucho esfuerzo convirtiéndolos simplemente en una metodología de trabajo dentro de las empresas.
No es necesario aplicar estas metodologías al pie de la letra para generarte estas ganancias, a veces, simplemente con que se usen en el día a día suele dar unos resultados sorprendentes. El más sencillo de implementar y aplicar es el PDCA, primero que se aplicó en la mejora continua y del que nacen el resto. Además, una de las ventajas fundamentales, es que puede ser usado para objetivos estratégicos, tácticos o de indicadores de procesos.
El círculo PDCA, también denominado como ciclo de Deming, es una estrategia para la mejora de la calidad muy sencilla de entender e implementar y que puede ser aplicada en cualquier organización independiente de su tamaño y complejidad. Especialmente en organizaciones con los procesos poco maduro o sin una dinámica de mejora continua consolidada, puede ser un primer paso en la gestión del día a día que permita la mejora.
El PDCA (Plan – Do -Check – Act) se divide en cuatro fases:
- Planificar y definir. O lo que es lo mismo, definir que objetivo quieres alcanzar y como lo vas a realizar. El objetivo debe estar definido y, en la práctica, puede ser cualquiera. Desde la mejora de la eficiencia, la experiencia de cliente, el posicionamiento comercial o de la marca. Es importante realizar una planificación de las tareas a realizar para alcanzarlo lo más detallada posible así como los indicadores de seguimiento que permitan ver la evolución.
- Hacer o ejecutar. Ejecutar el plan. Aquí, aunque pueda parecer sencillo, suele estar el valor. La ejecución minusvalorada en ciertos círculos, suele diferenciar el éxito del fracaso. Es importante que en la fase de planificación se incluya aquellos que van a realizar la actuación para incluir todas sus necesidades.
- Controlar y medir. Realizar seguimiento tanto de la ejecución como de la evolución de los objetivos marcados. De manera similar a la planificación, existen multitud de modelos de seguimiento de proyecto que pueden ser usados en esta fase.
- Actuar o ajustar. Con tu plan ejecutado y medido, debes sacar conclusiones y “lecciones aprendidas” que deben ser incluidas en la fase de Planificar para seguir con la mejora continua. Desde mi punto de vista, esta parte es la que genera realmente valor al modelo, ajustando las percepciones a realidades y favoreciendo el prueba-error.
Estas cuatro fases, que se dibujan siempre de manera circular, no tienen nunca un final. Aprender de las acciones realizadas, realizar pequeños (o grandes) ajustes y volver a planificar mejoras se convierte en una filosofía de trabajo más que un método, consiguiendo, de manera estable en el tiempo, un aumento de la eficiencia y un aprendizaje basado en al experiencia que difícilmente puede conseguirse de otra manera.
Otro beneficio principal que he conocido es que es aplicable a todos los niveles de la organización, tanto para mejoras estratégicas, tácticas y operativas. No es necesario tener distintas metodologías de trabajo y el objetivo de mejora continua puede ser extendido fácilmente.
Como reflexión final, decir que la fase “ejecutar” es fundamental. Normalmente se entiende que el valor se genera principalmente en los puntos de planificación y control. Sin embargo, una correcta ejecución, la involucración en todas las fases de los departamentos ejecutores y su responsabilidad sobre la mejora, siempre la he constatado como una de las principales claves del éxito de este modelo.
